هر سازمانی برای حرکت  در جهت بهبود کیفیت ، ناگزیر باید به اقداماتی اساسی دست زند که به  5S  معروفند. در سال 1980 برای اولین بار 5S در کشور ژاپن معرفی شد و سپس به دیگر کشورها از جمله سنگاپور ، مالزی ، تایلند ، برزیل و روسیه ، مجارستان و ... منتقل گردید. علت معروف شدن سیستم 5S در ژاپن به این علت است که چنانچه هر یک از این معیارها با همان تلفظ ژاپنی اما به حروف لاتین نوشته شود کلماتی می شود که با  S شروع می شوند.

       نام 5S از اولین حروف واژه های ژاپنی ساماندهی (Seiri)، نظم و ترتیب (Seiton)، پاکیزه سازی (Seiso)، استانداردسازی (Seiketsu) و انضباط (Shitsuke) گرفته شده است.  از نتایج به کارگیری پنج  S می توان به  کاهش میزان وقفه کار ، تقویت کنترل عملی فرایندها و ایجاد جوی سالم در محیط کار  و پیشگیری از حوادث  اشاره نمود.

سایر دلایل محبوبیت پنج S عبارتند از:

·        ساماندهی و پاکیزگی محیط کار.

·        نتایج قابل مشاهده برای همه.

·        تولید ایده های نوین بیشتر.

·        انضباط افراد.

·        احساس غرور کارکنان.

·        ایجاد فرصتهای تجاری بیشتر.

هر چند هدف نهایی 5S ،پیشگیری از اتلاف است ، اما اصول 5S  عبارتند از:

 1- ساماندهی Seiri

از دیدگاه 5S ، ساماندهی به معنای تشخیص ضروری از غیر ضروری،اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویت ها برای رهایی از غیر ضروریهاست.

در این جا تاکید اصلی بر مدیریت اولویتها و حذف غیر ضروریها از طریق شناسایی  صحیح است. ساماندهی در عام ترین مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به کلیه اجزای یک سازمان جهت نیل به اهداف است. در دیدگاه «پنج اس»، ساماندهی امری دشوارتر از قراردادن اشیاء در گوشه‌ای می‌باشد و هدف ایجاد نظمی مطلوب و مناسب است. به منظور موفقیت در ساماندهی می‌بایستی به اولویت بندی پرداخت. مانند تفکیک اشیاء ضروری از غیر ضروی (مشخص کردن ملزومات اداری که در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندی انها با توجه به اولویت استفاده از آن، تفکیک فرمهای از رده خارج و فرمهای در گردش) و یا دور ریختن اشیایی که استفاده نمی کنیم.

 2- نظم و ترتیب Seiton

نظم و ترتیب یعنی قراردادن اشیاء در مکانهای مناسب یا به ترتیب مطلوب و به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد. نکته اصلی در اینجا ، استفاده از مدیریت کارکردی و حذف جستجو است. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و بکار بردن اشیای مورد نیاز، بدون انجام جستجوهای بیهوده. هنگامی که هر چیز با توجه به کارکرد و در نظر گرفتن کیفیت و ایمنی کار در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل کار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدین منظور باید همه وسایل، اقلام و فرمهای مورد نیاز را در جای مناسب قرار دهیم به نحوی که با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند. به عنوان مثال لازم است اشیایی را که غالباً استفاده می کنیم، در محل کار و اشیایی را که به ندرت استفاده می کنیم در جایی دور از دسترس قرار دهیم .

برچسب گذاری و شناسایی کلیه زونکنها، فایلها، قفسه ها،استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود، استقرار و طبقه بندی فرمها در قفسه های مخصوص، آوردن و بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان، مرتب کردن اقلام و وسائلی که روزانه با آن سر و کار داریم و نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات از دیگر الزامات این مرحله است.

 3-پاکیزه سازی Seiso

از دیدگاه 5S ، پاکیزه سازی عبارت است از دور ریختن زواید و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی. به عبارت دیگر پاکیزه سازی نوعی بازرسی است. بازبینی و پاکیزگی محیط کار برای حذف آلودگی مورد تأکید در این بخش از نظام «پنج S»قرار دارد. برخی از لوازم، تجهیزات و مکانها لزوماً باید بسیار پاکیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند. بنابراین لازم است که آنها را دقیقاً شناسایی نموده و بر این باور بود که پاکیزه سازی تنها تمیز کردن محل کار و لوازم موجود در آن نیست بلکه پاکیزه سازی امکان انجام بازرسی و بازبینی را نیز بایستی فراهم آورد. تعریف مسئولیتهای تمامی افراد برای پاکیزگی محل کار ،انجام بازبینی و پاکیزه سازی مستمر توسط مجری ارائه خدمات ،شناسایی  و رفع خرابیهایی که در اثر نشتی ها  فرسایش ها، ترک ها و  غیره بوجود آمده است،شناسایی منابع آلودگی و سعی در حذف و یا کنترل آن،تمیز کردن محل کار ،حذف آلودگیهای گرد و غبار و پاکیزه کردن محلهایی که از چشم افراد به دور است در این بخش ضرورت دارد.

 4- استاندارد سازی Seiketsu

استانداردسازی ،از دیدگاه 5S ،عبارت از کنترل و اصلاح دائمی ساماندهی، نظم و ترتیب و پاکیزگی است و به این ترتیب ، هم شامل پاکیزگی و نظافت شخصی و هم در برگیرنده پاکیزگی محیط کار است.تاکید اصلی در این بخش ، متوجه مدیریت دیداری و استاندارد کردن مقررات است که با استفاده از چک لیستهای مناسب و استاندارد کردن مقررات با استفاده از نوآوری و خلاقیت، محیط کار را به نحوی استاندارد و کنترل نماید که همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گیرند. مانند بازبینی دوره ای (تشکیل کمیته بازرسی، بازرسی و بازدید از مجموعه تحت پوشش، برگزاری ممیزی داخلی)،استفاده از علائم و نشانه ها (علائم نشاندهنده جهت و راهنما)،علامتگذاری محدوده های خطر و یا مراقبت خاص (در انبار مواد شیمیایی، تجهیزات با فشار کارکرد بالا)،علایم مربوط به تجهیزات خاموش کننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و راهنمای سیستم اطفای حریق، تابلوهای سیگار کشیدن ممنوع)،تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه (آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر، تدوین دستورالعملهای کاری برای استفاده از  تجهیزات ویژه)،برچسبهای نشاندهنده میزان دقت ابزار (نصب میزان دقت تجهیزات و تاریخ اعتبار و کنترل برای آنها)،تدوین دستورالعمل اجرای سیستم، تشکیل جلسات کمیته راهبری، بررسی نتایج بازرسی های دوره‌ای و اخذ  تصمیمات لازم برای  پیشبرد اهداف «پنجS».

 5-انضباط Shitsuke

انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یک وظیفه خاص. انضباط در معنای عام عبارت از آموزش و توانایی بر انجام وظیفه است هرچند که این وظیفه ،کاری دشوار باشد.از دیدگاه 5S انضباط به معنی ایجاد (یا برخورداری از) توانایی لازم برای انجام امور به شیوه مطلوب و مورد نظر است.

 

ساماندهی

Sorting Out

Seiri

پاکیزه سازی

Spic and Span

Seiso

نظم و ترتیب

Systematic Arrangement

Seiton

استانداردسازی

Standardizing

Sekitsu

انضباط

Self - discipline

Shitsuke

 
 نکته اصلی در اینجا،شکل دهی و ایجاد عادات صحیح به جای عادات نادرست است.

این کار را باید از طریق آموزش شیوه های درست انجام کار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه آغاز نمود. همچنین این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها تحقق می پذیرد. به عبارت دیگر انضباط فرایند تکرار و تمرین انجام یک کار است. مثلاً کاملاً ضروری است که رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یک عادت درست درآید. مانندتمرین نظم و ترتیب (آموزش، نظارت مستمر، ارزیابی و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط)،تمرین وقت شناسی (آموزش استفاده بهینه از زمان، بخصوص در بخش تعمیرات در سالنها و برقراری جلسات)،توجه به زیباییها و رعایت ظواهر (استفاده از لباسهای کار مناسب در اداره و یا سازمان)،نگرش مدیریت به فضاهای عمومی (ایجاد فضاهای سبز و یا امکانات رفاهی در محل کار) و استفاده از تابلوهای اعلانات و یا تابلو های عمومی برای درج پیامهای آموزشی 5S.

با آرزوی موفقیت برای همه عزیزانی که به کیفیت و بهبود آن می اندیشند.